Gestione della documentazione: L'ufficio archivio raccoglie e archivia tutti i documenti prodotti dall’amministrazione pubblica, inclusi atti amministrativi, delibere, determinazioni, contratti, corrispondenza, verbali, report e altri materiali che hanno valore legale o storico. L’obiettivo è garantire una gestione ordinata e sistematica dei documenti, in modo che possano essere facilmente consultati e recuperati quando necessario.

Classificazione e organizzazione: I documenti archiviati vengono organizzati seguendo un sistema di classificazione specifico, che può includere cartelle, fascicoli, registri e banche dati. Ogni documento è classificato in base alla tipologia e al contenuto, in modo da facilitare la ricerca e la consultazione. L’ufficio archivio si occupa anche di catalogare i documenti, assegnando numeri di protocollo o codici univoci.

Conservazione e protezione dei documenti: L'archiviazione dei documenti deve garantire la lunga conservazione dei materiali, sia in formato cartaceo che digitale. L'ufficio archivio si occupa di adottare modalità di conservazione adeguate per prevenire danni ai documenti, come l’uso di contenitori specifici, l’adozione di tecniche di digitalizzazione per i documenti più delicati o l'archiviazione su supporti sicuri per la conservazione digitale.

Accesso e consultazione: L'ufficio archivio gestisce anche la consultazione dei documenti da parte di funzionari, dipendenti dell’ente e, in alcuni casi, del pubblico. Le richieste di accesso agli archivi vengono gestite secondo le normative relative alla trasparenza amministrativa e al diritto di accesso agli atti, garantendo che i documenti possano essere consultati in modo rapido e sicuro. In alcuni casi, l'accesso può essere limitato per motivi di privacy, segretezza o protezione di dati sensibili.

Archivio storico e digitale: Gli archivi possono essere suddivisi in:

• Archivio corrente: dove vengono conservati i documenti in fase di gestione attiva, cioè quelli che sono ancora in uso e che necessitano di essere facilmente consultati.
• Archivio di deposito: dove vengono conservati i documenti che non sono più in uso quotidiano, ma che devono essere conservati per obbligo di legge o per ragioni storiche.
• Archivio storico: dove vengono conservati documenti di interesse storico e che non sono più necessari per l’attività corrente dell’amministrazione.
• Archivio digitale: con l’evoluzione tecnologica, molte amministrazioni hanno introdotto l'archiviazione digitale, dove i documenti sono conservati su supporti elettronici e sono consultabili tramite database informatici.

Smaltimento e distruzione documentale: L'ufficio archivio si occupa anche della gestione dello smaltimento dei documenti che non sono più necessari, ma solo dopo aver rispettato le normative in materia di conservazione. I documenti che hanno perso il loro valore legale o amministrativo possono essere distrutti, previa autorizzazione, per evitare accumuli inutili e rispettare i tempi di conservazione previsti dalla legge.

Normative e regolamenti: La gestione dell'archivio è regolamentata da leggi specifiche, tra cui quelle relative alla conservazione dei documenti pubblici e alla protezione dei dati personali (come il GDPR). L'ufficio archivio deve garantire che tutte le operazioni siano conformi alle leggi in materia di tutela della privacy, conservazione dei documenti e trasparenza amministrativa.